Conheça as regras sobre a assinatura e a guarda eletrônicas dos documentos relacionados à segurança e saúde no trabalho (SST) - Blog do SESI

Processos que antes exigiam das empresas o armazenamento de papéis, por 20 anos após o

desligamento do trabalhador, serão simplificados com a autorização para assinatura, guarda e

apresentação de documentos eletrônicos relacionados à segurança e saúde no trabalho (SST).

As empresas serão beneficiadas com mais segurança, conformidade, modernização de

processos e redução de despesa com armazenamento de documentos.

Confira o que determina a Portaria Nº 211, de 11 de abril de 2019, do Ministério da Economia/Secretaria Especial de Previdência e Trabalho:

Art. 1º É considerada válida a utilização de certificação digital no padrão da Infraestrutura de

Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, normatizada por lei específica, para a criação e

assinatura eletrônica dos seguintes documentos:

I- Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO;

II - Programa de Prevenção de Riscos Ambientais - PPRA;

III - Programa de Gerenciamento de Riscos - PGR;

IV - Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil -

PCMAT;

V - Programa de Proteção Respiratória - PPR;

VI - Atestado de Saúde Ocupacional - ASO;

VII - Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural -

PGSSMTR;

VIII - Análise Ergonômica do Trabalho - AET;

IX - Plano de Proteção Radiológica - PRR;

X - Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfuro cortantes;

XI - Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;

XII - Laudos que fundamentam todos os documentos previstos neste artigo, a exemplo dos

Laudos de insalubridade e periculosidade;

XIII - demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei n° 5.452, de 1°

de maio de 1943.

§ 1º Os documentos previstos neste artigo já assinados no padrão da Infraestrutura de Chaves

Públicas Brasileira - ICP-Brasil serão considerados válidos nos termos desta Portaria.

§ 2º O arquivo eletrônico que contém os documentos mencionados neste artigo deve ser

apresentado no formato "Portable Document Format" - PDF de qualidade padrão "PDF/A-1",

descrito na ABNT NBR ISO 19005-1, devendo o empregador mantê-lo à disposição para

apresentação à Inspeção do Trabalho.

Art. 2º Também será considerada válida a guarda em meio eletrônico dos documentos

descritos no art. 1º assinados manualmente, inclusive os anteriores à vigência desta Portaria,

pelo período correspondente exigido na legislação própria, em especial para os fins de

fiscalização quanto ao cumprimento, por parte do empregador, das obrigações de segurança e

saúde no trabalho.

Parágrafo único. Os empregadores que optarem pela guarda de documentos prevista no caput

devem manter os originais pelo período ali mencionado, proporcionando à Inspeção do

Trabalho, caso julgue necessário, o acesso aos documentos físicos originais mediante prévia

notificação.

Conheça os prazos para entrar em vigor a Portaria 211, publicada em 12/04/2019:

Art. 3º A forma de assinatura, guarda e apresentação de documentos prevista no art. 1º é

inicialmente facultativa, tornando-se obrigatória nos seguintes prazos, contados da vigência

desta Portaria:

I - 5 (cinco) anos, para microempresas e microempreendedores individuais;

II - 3 (três) anos, para empresas de pequeno porte; e

III - 2 (dois) anos, para as demais empresas.

§ 1º Excepcionalmente poderá ser aceita a apresentação do documento em papel quando a

geração do mesmo em formato digital se mostrar comprovadamente inviável, seja em razão

de sua natureza ou do local onde a fiscalização venha a ser realizada.

§ 2º A situação mencionada no § 1º deste artigo será devidamente justificada pelo

empregador, que deverá comprovar a autenticidade e a integridade do documento.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.